O conceito de entidade contábil reconhece uma empresa comercial específica como uma entidade contábil, separada e distinta dos proprietários, gerentes e funcionários dessa empresa. Em outras palavras, significa que uma empresa tem sua própria identidade, separada de seus proprietários ou de qualquer outra pessoa. Transações pessoais dos proprietários, gerentes e funcionários não devem ser misturadas com transações da empresa. Por exemplo, se a empresa ABC compra um veículo para ser usado como equipamento de entrega, isso é considerado uma transação da entidade empresarial.
Entretanto, se o Sr. A, proprietário da Empresa ABC, comprar um carro para uso pessoal usando seu próprio dinheiro, essa transação não será registrada no sistema de contabilidade da empresa porque claramente não é uma transação da empresa. A suposição de período de tempo, também conhecida como suposição de periodicidade, significa que a vida útil indefinida de uma empresa é subdividida em períodos de tempo (períodos contábeis) que geralmente são de igual duração para fins de preparação de relatórios financeiros sobre posição financeira, desempenho e fluxos de caixa.
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Um período contábil é geralmente um período de 12 meses – seja civil ou fiscal. Um ano civil se refere a um período de 12 meses que termina em 31 de dezembro. Um ano fiscal é um período de 12 meses que termina em qualquer dia do ano, por exemplo, de 1o de abril a 31 de março do ano seguinte. A necessidade de relatórios oportunos levou à preparação de relatórios mais frequentes, como extratos mensais ou trimestrais.